Forretningsorden for bestyrelsen
Forretningsordenen gælder for den til enhver tid siddende bestyrelse i Danske Scenografer og har til formål at beskrive de interne retningslinjer for bestyrelsens virke og skal betragtes som et supplement til foreningens vedtægter.
- Konstitution
1.1 I forlængelse af og senest 1 måned efter afholdelse af den ordinære generalforsamling, afholder den nyvalgte bestyrelse et bestyrelsesmøde for at konstituere sig.
1.2 Bestyrelsen udvælger en forperson på det konstituerende møde.
1.3 På det konstituerende bestyrelsesmøde behandles som minimum følgende punkter:
- Gennemgang af Forretningsorden
- Gennemgang af diverse politikker
- Gennemgang af opgave og rollefordeling i bestyrelsen
- Drøftelse af årets mødeaktivitet og mødeledelse
- Aftale om kommunikation og svarfrister i bestyrelsen
- Aktiviteter og deltagelse
- Strategiopfølgning
- Bestyrelsesmøder
2.1 Bestyrelsen afholder 6 bestyrelsesmøder om året. Juli måned er mødefri aht. sommerferieperiode. Et bestyrelsesmedlem, forperson eller sekretariatschef kan indkalde til yderligere møder, hvis det vurderes nødvendigt. Møderne afvikles med prioritering af fysisk fremmøde, dog med mulighed for digital deltagelse, hvis fysisk deltagelse ikke er mulig. Mindst ét af møderne afvikles dog fuld digitalt.
2.2 Derudover forventes det, at alle bestyrelsesmedlemmer deltager i det årlige bestyrelsesseminar samt generalforsamling. Det årlige bestyrelsesseminar har bl.a. til formål at skabe retning og fælles forståelse for den samlede bestyrelse.
2.3 Bestyrelsesmøder indkaldes som udgangspunkt med mindst 7 dages varsel. Varslet kan dog afkortes, når særlige forhold gør det nødvendigt.
2.3 Sekretariatschef fremsender som udgangspunkt dagsorden og relevante bilag senest 7 dage før bestyrelsesmødet. Alle bestyrelsesmedlemmer kan foreslå punkter, der som udgangspunkt fremsendes til sekretariatet senest 8 dage før bestyrelsesmødet.
2.4 Dagsorden for ordinære bestyrelsesmøder skal mindst indeholde følgende punkter:
- Godkendelse af dagsorden
- Godkendelse af referat fra sidste møde samt opfølgning
- Relevante orienterings- og drøftelsespunkter, herunder drift og udviklingsprojekter
- Eventuelt
2.5 Herudover skal bestyrelsen mindst én gang årligt gennemgå følgende punkter på dagsordenen, for så vidt disse ikke er behandlet i årets løb:
- Budget for det kommende år
- Gennemgang af forsikringsforhold og øvrige lovpligtige forhold
- Forberedelse af den ordinære generalforsamling
- Mødeledelse og beslutningsdygtighed
3.1 Forperson eller sekretariatschef leder møderne. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer er til stede.
3.2 Beslutning må dog ikke tages, uden at alle bestyrelsesmedlemmer har haft adgang til at deltage i sagens behandling, fx via dagsorden, mailkorrespondance el.lign.
3.3 Såfremt der opstår et akut behov og det vurderes hensigtsmæssigt, kan der ved forperson eller sekretariatschefs foranstaltning, træffes beslutninger i form af skriftlig cirkulationsbeslutning (mail).
3.4 Sekretariatet fører beslutningsreferater med evt. uddybning af relevante punkter til bestyrelsesmøder. Ved fravær af sekretariat besluttes det på mødet, hvilken person, der forestår opgaven. Referatet udsendes til orientering via mail umiddelbart efter mødet. Referater arkiveres på foreningens drev.
- Arbejds- og ansvarsdeling
4.1 Forpersonen leder bestyrelsens arbejde og repræsenterer Danske Scenografer udadtil.
4.2 Bestyrelsen forestår sammen med sekretariatschefen, ledelsen af foreningens anliggender. Bestyrelsen har som foreningens øverste ledelse ansvaret for at sikre en forsvarlig drift og udvikling af foreningen. Bestyrelsen har personaleansvaret for sekretariatschefen, dog er løbende status og udviklingssamtaler uddelegeret til forperson.
4.3 Bestyrelsen varetager således den politiske ledelse af foreningen og fastlægger herudover i tæt samarbejde med sekretariatschefen målsætninger, strategi og de generelle retningslinjer for foreningens daglige drift. Sekretariatschefen varetager den daglige drift i samarbejde med og på baggrund af anvisninger og retningslinjer fra bestyrelsen. Der henvises i øvrigt til Bilag 1 – Delegationsplan.
4.4 Forperson har den primære daglige kontakt med sekretariatschef og forestår løbende statusmøder.
4.5 Forperson kan udtale sig på vegne af foreningen. Det samme kan et bestyrelsesmedlem efter aftale med bestyrelsen.
4.6 Bestyrelsen udvælger repræsentanter til de faste samt ad hoc udvalg, hvor der ligeledes kan træffes afgørelse om at lave open call blandt medlemmer.
- Udgiftsdækning
5.1 Forpersonen modtager et fast årligt bestyrelseshonorar for opgaven, svarende til ca. 3 måneders fultidsarbejde. Forpersonens opgaver består bl.a. i repræsentantskab i faste udvalg, løbende planlægning af drift og udvikling i samarbejde med sekretariatschef, deltagelse i debatter, medlemskommunikation etc.
5.2 Der kan afsættes midler til efteruddannelse af bestyrelsesmedlemmer (fx oplæg, kurser) samt forplejning til diverse mødeaktivitet.
5.3 Foreningen dækker transportudgifter til møder, hvis medlemmet kommer langvejs fra (uden for København). Ved tvister træffer forperson beslutning herom.
5.4 Bestyrelsen træffer beslutning om øvrige udgifter forbundet med foreningens arrangementer, fx medlemsaktiviteter.
- Økonomi
6.1 Bestyrelsesmedlemmer kan ikke disponere over foreningens midler, men er ansvarlige for foreningens økonomi og drift. Foreningen har tegnet en bestyrelsesforsikring.
6.2 Bestyrelsen skal i samarbejde med den daglige leder og økonomikonsulent samt evt. ekstern revisor udarbejde budgetter over udgifter og indtægter samt bidrage til at overholde de af generalforsamlingen godkendte budgetmål. Sekretariatschefen holder løbende bestyrelsen orienteret om større emner i den daglige drift samt rettighedsmidler- og rettighedsudbetaling.
- Tavshedspligt
7.1 Bestyrelsesmedlemmer og andre, der deltager i bestyrelsens møder, er underlagt tavshedspligt, når en oplysning er betegnet som fortrolig, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den for at varetage væsentlige hensyn til:
- Sekretariatets interne forhold, herunder økonomiske, drifts- eller forretningsmæssige forhold.
- Foreningens medlemmer.
- Private interesser, herunder navnlig til enkeltpersoners, virksomheders eller foreningers interesse i at beskytte oplysninger om deres personlige eller interne forhold, herunder økonomiske, drifts- eller forretningsmæssige forhold.
7.2 Bestyrelsens medlemmer og andre, der deltager i bestyrelsens møder, må ikke til uvedkommende udenforstående, herunder offentligheden, videregive dokumenter eller oplysninger heri hidrørende fra arbejdet i sekretariatet, som efter offentlighedsloven er undtaget fra aktindsigt. Bestyrelsen kan fastsætte nærmere regler om videregivelse af dokumenter og oplysninger heri.
7.3 Tavshedspligten gælder forsat efter et bestyrelsesmedlem, og andre der deltager i bestyrelsens møder, er fratrådt.
7.4
Bestyrelsen afgør alle tvivlsspørgsmål om tavshedspligtens rækkevidde.
- Habilitet
8.1 Et bestyrelsesmedlem er inhabil i forhold til en sags behandling, såfremt vedkommende har væsentlig økonomisk, familiær eller arbejdsmæssig personlig interesse i sagen. I tilfælde af inhabilitet deltager bestyrelsesmedlemmet ikke i mødet under sagens behandling. Bestyrelsesmedlemmet kan indkaldes under punktets behandling for at orientere om faktiske forhold.
8.2. Et bestyrelsesmedlem har pligt til at orientere sekretariat samt øvrig bestyrelse om potentielle øvrige bijobs, poster mv., der kan medføre inhabilitet eller medføre modstridende interesser i forbindelse med hvervet som bestyrelsesmedlem i Danske Scenografers bestyrelse. Herefter træffer bestyrelsen beslutning om potentielle konsekvenser, fx at det er helt uforeneligt med hvervet som bestyrelsesmedlem eller at det alene karambolerer med konkrete emner/sager, som medlemmet dermed udestår at drøfte.
- Ændringer i forretningsorden
10.1 Ændringer i denne forretningsorden kan foretages af bestyrelsen med almindelig stemmeflerhed og kan justeres efter behov på et bestyrelsesmøde.